Персональные данные работников: что вправе требовать наниматель в Республике Беларусь

Першина Валентина Ивановна,

адвокат Минской областной коллегии адвокатов

Обработка персональных данных в рамках трудовых отношений представляет собой одну из наиболее сложных сфер применения Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон). Особенности такой обработки обусловлены как многообразием целей, для которых наниматель использует персональные данные работников, так и неравным статусом сторон трудовых отношений.

Национальным центром защиты персональных данных Республики Беларусь утверждены Рекомендации об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью (далее – Рекомендации), которые определяют единообразные подходы к обработке персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений, в процессе трудовой деятельности, а также при взаимодействии с соискателями.

Следует учитывать, что, в связи с неравным статусом сторон в рамках трудовых отношений, согласие, как правило, не может выступать правовым основанием для обработки нанимателем персональных данных работников. Работник находится в подчиненном положении, потому его согласие не всегда носит свободный характер.

По этой причине Закон прямо предусматривает, что согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных, в том числе специальных персональных данных, не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности в случаях, предусмотренных законодательством (абз. 8 ст. 6 Закона, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона).

При этом даже при обработке без согласия, наниматель обязан соблюдать общие требования к обработке персональных данных: ограничение обработки конкретными, заранее заявленными законными целями; недопустимость избыточности; ограничение сроков хранения; прозрачность обработки (ст. 4 Закона).

При оформлении трудовых отношений наниматель вправе требовать документы, предусмотренные законодательством, без получения согласия работника. В частности, перечень документов, подлежащих предъявлению при заключении трудового договора, установлен ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК).

Для отдельных категорий работников законодательством предусмотрено обязательное представление дополнительных документов, например, медицинской справки о состоянии здоровья, сведений о прохождении предварительного медицинского осмотра, характеристики с предыдущего места работы либо сведений о правонарушениях (ст. 26 ТК, п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. № 5).

В указанных случаях согласие не требуется, поскольку обработка осуществляется во исполнение требований законодательства.

В процессе трудовой деятельности обработка персональных данных осуществляется в различных кадровых, бухгалтерских, организационных и управленческих процессах.

Согласие работника не требуется, в частности, при ведении трудовых книжек, личных дел, табелей учета рабочего времени, расчетных листков, документов по командировкам, а также иных документов, форма или содержание которых предусмотрены законодательством либо локальными правовыми актами нанимателя, принятыми в рамках законодательства (ст. 80, 93, 133 ТК).

Также без согласия может осуществляться обработка персональных данных в целях рациональной организации труда работников. К таким случаям относятся ведение внутренних телефонных справочников, размещение сведений о работнике в корпоративных системах, указание фамилии, имени, отчества, должности и рабочего телефона на дверях кабинетов либо в инструментах делового взаимодействия.

Размещение сведений о работниках на интернет-сайтах организаций не всегда требует согласия.

Если размещение прямо предусмотрено законодательством либо обусловлено необходимостью рациональной организации труда работников, чьи функции предполагают внешнее взаимодействие с клиентами, контрагентами или иными лицами, обработка может осуществляться без согласия работника (абз. 8 ст. 6 Закона).

Во всех иных случаях, особенно если размещение не связано с трудовой функцией работника, требуется самостоятельное правовое основание, в том числе согласие.

Особый правовой режим применяется к обработке персональных данных соискателей, поскольку трудовые отношения на этой стадии еще не возникли.

Если соискатель направляет резюме через форму на сайте нанимателя, требуется получение согласия на обработку персональных данных (ст. 5 Закона).

Если резюме подается в письменной форме и не систематизируется, Закон может не применяться. Если же письменные резюме группируются либо вносятся в базы данных, согласие не требуется, поскольку правовым основанием является обработка персональных данных, содержащихся в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных (абз. 16 ст. 6 Закона).

При направлении резюме на электронную почту нанимателя правовым основанием является согласие субъекта персональных данных. При его отсутствии резюме подлежит удалению.

В случаях, предусмотренных законодательством, наниматель вправе обрабатывать персональные данные близких родственников или членов семьи работника без их согласия. Такая обработка возможна, например, при предоставлении социальных гарантий, ведении личного дела, оформлении воинского учета и в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством. Если законодательство не предусматривает такую обработку, требуется иное правовое основание.

Предоставление персональных данных работников третьим лицам также является обработкой персональных данных.

Если такая передача предусмотрена законодательством (например, в налоговые органы, органы ФСЗН, военные комиссариаты, пенсионные органы), согласие работника не требуется.

Использование систем видеонаблюдения также является обработкой персональных данных работников.

Если видеонаблюдение прямо предусмотрено законодательством либо необходимо для выполнения обязанностей, возложенных на нанимателя законодательными актами, согласие работников не требуется.

При этом наниматель обязан соблюдать требования соразмерности. Видеонаблюдение на рабочих местах допускается только при наличии объективной необходимости, например при работе с материальными ценностями, на опасных производствах либо в иных случаях, связанных с повышенными рисками.

Сплошное видеонаблюдение за обычными офисными работниками, как правило, не соответствует требованиям ст. 4 Закона.

Работники должны быть письменно уведомлены о видеонаблюдении до начала его применения. Информация о видеонаблюдении должна быть отражена в локальном акте и в политике обработки персональных данных.

Таким образом, в трудовых отношениях согласие работника не является универсальным основанием для обработки персональных данных. В большинстве случаев обработка осуществляется во исполнение требований законодательства либо в целях исполнения обязанностей нанимателя, предусмотренных законодательными актами.

Вместе с тем в ситуациях, выходящих за рамки трудовой функции или прямо не урегулированных законодательством, требуется самостоятельное правовое основание, включая согласие субъекта персональных данных.

Ключевым критерием правомерности обработки во всех случаях остается соблюдение принципов законности, соразмерности, минимизации и прозрачности, закрепленных Законом Республики Беларусь «О защите персональных данных».